ניהול והפעלת פיצ'רים ב-iForms: הרחבת יכולות המערכת בהתאמה אישית לצורכי הארגון

לכל ארגון אופי עבודה שונה ודרישות תפעוליות ייחודיות: משרד עורכי דין זקוק לאבטחה מוגברת ונעילת קבצים בסיסמה, חברת כוח אדם נדרשת לטפסי 101 מקוונים ולתמיכה בשפות זרות, וארגון מבוסס טכנולוגיה מחפש אינטגרציית API ו-Webhooks למערכות ה-CRM וה-ERP שלו.

כדי לא להעמיס על ממשק המשתמש תפריטים מיותרים ולא לחייב עסקים לשלם על כלים שאינם בשימושם השוטף, מערכת iForms פועלת במודל מודולרי: מרכז ניהול פיצ'רים ייעודי ישירות ממסך ניהול החשבון.

באמצעות מנגנון זה, מנהל המערכת (Admin) שולט בדיוק ביכולות הפעילות בחשבון: ניתן לבחור ולהפעיל תכונות שונות בלחיצת כפתור פשוטה. חלק מהפיצ'רים זמינים ללא עלות נוספת, וחלקם ניתנים להפעלה בעלות חודשית גמישה בהתאם לצורך העסקי, כאשר רשימת הפיצ'רים מתעדכנת ברציפות בפיתוחים טכנולוגיים חדשים.

קטגוריות הפיצ'רים המרכזיות ב-iForms

רשימת הפיצ'רים כוללת ארבעה עולמות תוכן מרכזיים:

1. אבטחת מידע, בקרה ועמידה ברגולציה

• הגדרת אימות דו-שלבי למנהלי מערכת (2FA): שכבת הגנה מתקדמת לחשבונות המנהלים במערכת למניעת גישה בלתי מורשית.

• אפשרות להגן על טופס ה-PDF המלא והחתום עם סיסמה: נעילת קובץ ה-PDF החתום תחת סיסמה לצורך עמידה בתקנות הגנת הפרטיות ושמירה על חיסיון מידע רגיש.

• מילוי וחתימה על טופס רק לאחר אימות בקוד SMS: אימות חד-משמעי של זהות הנמען טרם פתיחת הטופס וחתימתו.

• ייצוא לוגים של כניסות משתמשים למערכת הטפסים: תיעוד מלא של כתובות IP, זמני כניסה ויציאה של משתמשים וייצוא דוח ביקורת לאקסל.

• ארכיון דיגיטלי ללא מגבלה באמזון (AWS): גיבוי ואחסון מאובטח לטווח ארוך של כלל המסמכים החתומים.

2. תהליכי הפצה, שליחה ומעקב

• חבילת SMS לשליחה: שיגור טפסים ישירות להודעות טקסט בנייד של הלקוח או העובד לחתימה מהירה.

• חבילת WhatsApp לשליחה וקבלת העתק חתום: ערוץ שיגור ישיר בוואטסאפ לשיפור שיעורי ההיענות, כולל משלוח עותק חתום בסיום.

• ביטול תזכורות אוטומטיות הנשלחות לנמענים: אפשרות לנטרל את מנגנון התזכורות האוטומטי עבור טפסים או חשבונות ספציפיים.

• ביטול הורדת עותק חתום בדף התודה: שליטה על האפשרות האם הנמען יוכל להוריד עותק מהמסמך החתום בסיום המילוי בדפדפן, או שהקובץ יישלח רק לערוצים הארגוניים.

3. יכולות מתקדמות בסבבי חתימה ובמבנה הטפסים

• טפסים עם שלבים דינמיים: ניהול תהליכי חתימה מורכבים מרובי תחנות ונמענים ברצף לוגי מוגדר מראש.

• הפעלת קטגוריות של סבבי חתימה: חלוקה וסיווג של תהליכי חתימה שונים לניהול קל ומאורגן בארגון.

• התניות וקשרים בין שדות הטפסים (Conditional Logic): הצגה או הסתרת שדות, דרישת חובת מילוי ודיוק התהליך בהתאם לבחירות הממלא בזמן אמת.

• קיט של טפסים – ריכוז הטפסים תחת קישור אחד: משלוח חבילת טפסים שלמה לנמען בקישור יחיד ללא צורך בריבוי הודעות.

• אפשרות למילוי חוזר של טפסים עם שמירת טיוטות וחזרה למילוי הטופס: גמישות לנמען לשמור טיוטה חלקית ולהשלים את מילוי הטופס והחתימה במועד מאוחר יותר.

• טופס 101 מקוון עדכני של רשות המיסים: תבנית חוקית מובנית המעודכנת לפי הנחיות מס הכנסה.

• תמיכה בשפות תאילנדית וסינית במילוי שדות הטפסים: ממשק ותמיכה מלאה בהקלדת תווים מורכבים עבור עובדים זרים ושותפים בינלאומיים.

• הגדרת קובץ ברירת מחדל בהעלאת נספחים: שילוב מסמכי רקע, תנאים כלליים או נספחים קבועים מראש כחלק מובנה מהטופס.

4. כלי ניהול קבצים, אוטומציה ואינטגרציות

• מיזוג נתונים ומחולל מסמכי PDF מאקסל: הפקה המונית של עשרות ומאות קובצי PDF מותאמים אישית מתוך גיליון אקסל ללא צורך בחתימה.

• חיבור ואיחוד מסמכי PDF לקובץ אחד: כלי מערכתי מובנה לחיבור מספר קובצי PDF נפרדים למסמך אחוד ומסודר.

• פיצול קבצי PDF המלאים והחתומים למסמכים נפרדים: חלוקה אוטומטית של טופס מרובה עמודים לקבצים בודדים לפי הגדרת טווחי עמודים.

• קבלת מפתח API: גישה לממשק תכנות יישומים מקיף המאפשר יצירת טפסים, מיזוג נתונים ממערכות פנימיות והפקת מסמכים אוטומטית.

• Webhook: שידור התראות ועדכוני סטטוס בזמן אמת למערכות המידע הארגוניות עם כל השלמת חתימה.

איך מפעילים פיצ'ר בחשבון?

1. מתחברים לממשק הניהול של iForms עם פרטי משתמש בעל הרשאת מנהל (Admin).

2. בתפריט הראשי ניגשים לניהול החשבון.
   

3. בוחרים במסך פיצ'רים.
   

4. ברשימת היכולות מאתרים את הפיצ'ר המבוקש.

5. לוחצים על כפתור "הפעל" המופיע לצד הפיצ'ר:

   • במידה ומדובר בפיצ'ר הכלול במסלול ללא עלות – היכולת מופעלת בחשבונכם באופן מיידי.

   • במידה ומדובר בפיצ'ר בעלות חודשית נוספת – ייפתח חלון עם פירוט תנאי העלות לאישור לפני ההפעלה הסופית.

6. מרגע ההפעלה, היכולת החדשה מתווספת ישירות לממשק העבודה, לתבניות הטפסים או כקיצור דרך ייעודי במסך הבית של המערכת.

מערכת הפיצ'רים של iForms מבטיחה שהחשבון שלכם יתפתח יחד עם הארגון – מדויק, יעיל ומותאם אישית לצרכים שלכם בכל שלב.