בפעילות העסקית השוטפת, לא כל מסמך נולד מתוך תבנית קבועה של טופס דיגיטלי. לעיתים קרובות מדובר בהסכם ייחודי שנוסח זה עתה ב-Word, הצעת מחיר ספציפית שהופקה ממערכת הנהלת החשבונות, פרוטוקול ישיבה נקודתי או נספח מותאם אישית שנשמר כקובץ PDF.
במקרים כאלה, אין צורך ואין היגיון בבניית תבנית מורכבת של טופס מקוון. הצורך הוא פשוט, ישיר ומיידי: להעלות את הקובץ כמו שהוא, לחתום עליו בעצמכם או לשלוח אותו ללקוח, לספק או לשותף עסקי לקבלת חתימה דיגיטלית מאובטחת – בלי עיכובים, בלי הדפסות ובלי סריקות.
מערכת iForms מספקת פתרון אד-הוק מהיר במיוחד: העלאת כל קובץ PDF, מיקום שדות חתימה בלחיצה ושליחה מיידית לחתימה בנייד או במחשב.
השיקול המרכזי במעבר למסמכים ללא נייר הוא הוודאות המשפטית. מערכת iForms פועלת בהתאם להוראות חוק חתימה אלקטרונית ותקנות משרד המשפטים.
החתימה המופקת במערכת הינה חתימה דיגיטלית מאובטחת:
אימות זהות החותם: המערכת מזהה את הנמען ומקשרת אותו ישירות למסמך החתום.
מניעת שינויים לאחר החתימה: הקובץ ננעל ומוצפן כך שכל ניסיון לשנות נתון, מילה או תאריך במסמך לאחר החתימה – פוסל אותו אוטומטית.
תיעוד מקיף (Audit Trail): הפקת יומן מעקב מלא הכולל חותמת זמן מדויקת (Timestamp), כתובת ה-IP של המכשיר החותם ואמצעי הזיהוי ששימשו לשליחה.
בזכות עמידה מחמירה זו בדרישות החוק והרגולציה, המסמכים החתומים ב-iForms מוכרים כראיה קבילה בבתי משפט ומתאימים לעבודה מול גופים פיננסיים, חברות ביטוח ורשויות המדינה.
כדי לבחור בכלי הנכון ב-iForms, חשוב להכיר את ההבחנה בין שני סוגי הפתרונות:
טפסים מקוונים מבוססי תבנית (Templates): מיועדים לתהליכים שחוזרים על עצמם באותו מבנה בדיוק – כמו טופס 101, הצהרת בריאות, או שאלון הצטרפות סטנדרטי שבו הנמען ממלא שדות ריקים.
חתימה על מסמך משתנה (PDF אד-הוק): מתאימה למסמכים שכל אחד מהם שונה מקודמו. תוכן המסמך כבר מוכן וסגור מראש, וכל מה שנדרש הוא להציב חתימה, תאריך או חותמת – ולסגור את התהליך.
מהירות שיא: מפיקים PDF מכל תוכנה (Word, Excel, תוכנת CRM/ERP), גוררים אותו ל-iForms, ממקמים שדה חתימה ושולחים תוך פחות מדקה.
גמישות מלאה – חתימה עצמית או שליחה לנמען: ניתן לחתום על המסמך בעצמכם באופן מיידי, לשלוח אותו לחתימת צד שלישי (ב-SMS או במייל), או לבצע חתימה משולבת (אתם חותמים ראשונים והלקוח חותם אחריכם).
חוויית חתימה אינטואיטיבית בנייד: הנמען מקבל קישור ישיר, מעיין במסמך ה-PDF המלא מכל סמארטפון, טאבלט או מחשב, חותם על גבי המסך באצבע או בעכבר, ומאשר בלחיצה.
שמירה וארכוב אוטומטי: עם סיום החתימה, כל הצדדים מקבלים עותק PDF חתום, נעול ומוצפן, לצד שמירה מאובטחת של המסמך במערכת.
חוזים והסכמים מסחריים: חוזים ייחודיים שנוסחו נקודתית מול לקוח, ספק או שותף עסקי.
הצעות מחיר והזמנות עבודה: אישור מהיר של מפרטים והצעות מחיר מותאמות אישית ללא עיכובים תפעוליים.
פרוטוקולים והחלטות הנהלה: החתמת דירקטורים, שותפים ומנהלים על החלטות דחופות וסיכומי ישיבות.
הסכמי סודיות (NDA) ייעודיים: החתמה מיידית לפני פגישות עסקיות או שיתופי פעולה טכנולוגיים.
שמירת המסמך כ-PDF: מייצאים את המסמך המוכן לקובץ PDF מתוכנת העריכה שבה עבדתם.
העלאה מהירה ל-iForms: גוררים את הקובץ ישירות למסך שליחת מסמך לחתימה.
מיקום שדות החתימה: מציבים את שדות החתימה, שם החותם והתאריך במקומות המדויקים על גבי הדף.
שליחה ומעקב בזמן אמת: מזינים את פרטי הנמען (טלפון/מייל) ושולחים. המערכת תעדכן אתכם ברגע שהמסמך נפתח ונחתם בהצלחה.
פתרון החתימה על מסמכים משתנים ב-iForms משלב קלות תפעולית עם חתימה דיגיטלית מאובטחת העומדת בתקנות משרד המשפטים, ומאפשר לכם לסגור עסקאות והסכמים במהירות, בביטחון ובכיסוי משפטי מלא.