העברת כל הטפסים שמולאו ונחתמו, כולל שדות הטופס, קובצי ה-PDF החתומים והנספחים – בזמן אמת וישירות לתוך מערכות ה-CRM, ERP, ומערכות ניהול העובדים של הארגון.
בעולם העסקי המודרני, מעבר אל טפסים דיגיטליים ופתרונות חתימה דיגיטלית הוא הבסיס לאוטומציה ארגונית מלאה. אך איסוף מידע ומסמכים הוא רק חצי מהתהליך: השלב הקריטי הוא מה שקורה ברגע שהמשתמש לוחץ על כפתור השליחה. באמצעות חיבור Webhook במערכת iForms, כל טופס דיגיטלי חכם הופך למנוע סנכרון רב-עוצמה המזרים נתונים, מסמכים וקבצים בזמן אמת ללא שום מגע יד אדם.
מה זה Webhook ואיך הוא משדרג טפסים מקוונים?
וובהוק (Webhook) הוא מנגנון תקשורת מבוסס אירועים (Event-driven) הפועל בזמן אמת. ברגע שמתבצע מילוי של טופס מקוון והלקוח או העובד מבצע חתימה דיגיטלית מאובטחת, מערכת iForms "דוחפת" באופן אוטומטי (Push Notification) חבילת מידע מלאה ישירות לכתובת היעד (Endpoint) שתגדירו.
המערכות הפנימיות שלכם מקבלות מיידית:
-
קובץ PDF חתום: המסמך הסופי והמאובטח הנושא חתימה אלקטרונית מאושרת.
-
שדות הטופס (Payload מלא): כל נתוני הטקסט, המספרים, התאריכים והבחירות שהוזנו בטופס הדיגיטלי, במבנה מוגדר לקליטה מהירה.
-
נספחים וקבצים מצורפים: תמונות, מסמכים מזהים (צילום ת"ז/רישיון), אישורי העסקה וכל קובץ שנלווה למילוי הטופס.
יתרונות האינטגרציה עם מערכות CRM, ERP ומערכות עובדים
-
סנכרון מלא עם מערכות הליבה: עדכון מיידי של כרטיסי לקוח ב-CRM (דוגמת Salesforce, HubSpot), יצירת רשומות ב-ERP (דוגמת Priority, SAP) וניהול תיקי עובד במערכות משאבי אנוש (HR).
-
אפס טעויות אנוש והקלדה ידנית: המידע מהטופס המקוון נשפך ישירות למסד הנתונים שלכם ללא צורך בהקלדה חוזרת או הורדת קבצים ידנית.
-
זמן תגובה מיידי (Real-Time SLA): פתיחת קריאות שירות, הנפקת מסמכים חשבונאיים או קליטת עובד חדש מתבצעות באותה השנייה שבה הטופס נחתם.
-
ניהול מסמכים וארכיב דיגיטלי מאובטח: שמירה אוטומטית של ה-PDF החתום והנספחים ישירות בתיקיית הלקוח או בשרת הארגוני.
מדריך: הגדרת Webhook במערכת iForms צעד-אחר-צעד
ההגדרה היא ברמת התבנית. כלומר, ניתן להגדיר Webhook שונה לכל תבנית במידת הצורך.
הטמעת ה-Webhook ב-iForms מתבצעת בכמה קליקים פשוטים וללא צורך בפיתוח מורכב:
-
היכנסו לממשק הניהול של iForms ועברו למסך בניית תבניות טפסים.
-
אתרו את הטופס המבוקש ולחצו על אייקון הגדרות הטופס.
-
לחצו על הטאב הגדרות נוספות.
-
בשדה המיוחד המיועד ל-Webhook, הזינו את כתובת ה-URL של מערכת היעד (מערכת פנימית, שרת הארגון, או פלטפורמות אוטומציה כמו Make / Zapier).
-
לחצו על שמור.
מרגע זה, כל טופס מקוון למילוי וחתימה שיישלח מתבנית זו ישדר את הנתונים, הקבצים והחתימות ישירות למערכות הארגון.
הקבצים מאוחסנים בתיקייה פרטית של אמזון S3. לא ניתן לגשת אליהם מבחוץ.
לכן, על מנת לאפשר את ההורדה שלהם, נוצרת כתובת זמנית וייחודית המאפשרת גישה אליהם למשך 20 דקות בלבד.
המשמעות היא שהקוד אותו אתם כותבים בכתובת ה-webhook צריך להתבצע באופן מיידי.
* חשוב מאוד: פרטי הטופס ישלחו ל-Webhook עם 'Content-Type:application/json'
לדוגמה:
השילוב בין מערכת טפסים דיגיטליים חכמה לבין אוטומציית Webhook מאפשר לארגונים לספק חוויית משתמש מודרנית ונגישה מכל מכשיר, לצד ניהול נתונים יעיל, מהיר ומאובטח מקצה לקצה.