חיסכון בזמן ובמשאבים

כולנו נדרשים מעת לעת לחתום על מסמכים כאלה או אחרים. כמעט כל ארגון או עסק צריך להתמודד עם איסוף, שמירה ומיון של אין ספור מסמכים שעליהם חתמו עובדים, לקוחות, ספקים או מנהלים. אבל כיום, ישנה דרך יעילה לבצע את הכל, בפשטות, במהירות ותוך חיסכון בזמן ובמשאבים. כל זאת, בזכות דבר אחד פשוט לכאורה - חתימה אלקטרונית. תוספת המילה הבודדת, "אלקטרונית", היא מה שיוצר הבדל גדול שאותו נסביר מיד. תוכלו למצוא שירותי טפסים מקוונים וחתימות אלקטרוניות בחבילות שתפורות באופן אישי למידות העסק שלכם ב- iForms.

 

מהי בעצם חתימה אלקטרונית

יתכן שברור לכם מיד מהי חתימה אלקטרונית, אבל למען הסר ספק, נסביר בקצרה. חתימה מסוג זה זהה לחלוטין לחתימה שכותבים על דף עם עט, אולם היא מבוצעת באמצעי אלקטרוני. לרוב, אמצעי אלקטרוני מקובל לצורך חתימה מהסוג הזה יהיה מחשב או מכשיר בעל מסך מגע. ניתן לחתום באופן אלקטרוני באמצעות מחשב נייד או נייח, באמצעות מכשיר סלולארי מתוצרת אפל או במערכות הפעלה של אנדרואיד. החתימה מיושמת על ידי תפעול העכבר או על ידי רישום במגע אצבע בחלון החתימה בטופס, זה עד כדי כך פשוט.

 

איך להכין מסמך שמתאים לחתימה אלקטרונית

על מנת להכין מסמך שיתאים לצורך חתימה אלקטרונית אתם לא צריכים להזמין מומחה לאפליקציות או איש תכנות או מהנדס. ישנן חברות כמו חברת iForms שפועלות בתחום זה ואשר פיתחו מערכת שיכולה לבצע בקלות המרה של כל טופס, לכדי טופס אלקטרוני. החברות הללו מאפשרות לעצב את המסמך תוך שימוש בקוביות צ'ק ליסט, הטמעת כפתורי סימון (כן או לא), מילוי פרטים בטקסט חופשי וכמובן השלמה של חתימה. ניתן לייצר מסמכים שיכללו חתימה אחת, שתי חתימות ואף סבב של שרשרת חתימות. סבב חתימות  יעיל לדוגמא בעסקים שבהם נדרשת הסכמה של כמה בעלי סמכות, כאשר קיים מנגנון חיתום וכדומה. לצורך השלמת החתימה, ניתן להעביר את הטפסים, המסמכים או ההסכמים, בשלל דרכים. הפשוט ביותר זהו כמובן השימוש במייל, במסרון או בווטסאפ. יתר על כן, מלבד החתימה, ניתן לצרף לטפסים קבצים שונים, צילומים, סריקות, הטמעת קוד אימות או סיסמא, הוספת מנגנון תשלום, סליקה ועוד.