שאלות ותשובות

 

הכינו את הטופס בפורמט PDF והעלו אותו למערכת:

 

 

 

כל הטפסים המלאים והחתומים נשלחים למיילים שהגדרתם ביצירת הטופס.

העתק נשאר במערכת iForms ל- 30 ימים בהיסטוריית הטפסים.

 

לצפייה בכל הטפסים שמולאו ונחתמו היכנסו למערכת ולחצו על היסטוריית טפסים.

 

בכפתורי הפעולות:

• כפתור העין - לצפייה בטופס
• כפתור הורדה - להורדת הטופס המלא והחתום 
• כפתור שליחה - לשליחת הטופס החתום והנספחים במייל
• כפתור מחיקה - למחיקת הטופס כולל הנספחים
• כפתור הורדת הנספחים - להורדת כל הנספחים שצורפו לטופס

 

 

 

ניתן לעדכן ולהוסיף שדות לטופס בכל שלב.

 

היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עריכת שדות הטופס:

 

 

 

 

במסך עדכון שדות הטופס גררו מפאנל השדות מימין לגוף הטופס:

 

 

 

 

על מנת לראות בהיסטוריית הטפסים ערכים מהטופס כמו שם ממלא הטופס, תעודת זהות או כל שדה אחר,

וגם שישלחו בנושא המייל, לאיתור מהיר ולחיפוש.

 

ראו דוגמה כאן של הטפסים המלאים בהיסטוריית הטפסים כשערכים מהטופס מוצגים:

 

 

 

לביצוע, היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על איישון הוספת/עריכת שדות הטופס:

 

 

 

 

במסך הוספת/עדכון שדות הטופס:

עמדו על השדה אותו אתם רוצים לראות

בפאנל משמאל סמנו: מופיע בנושא המייל ובהיסטוריית הטפסים

 

 

 

 

 

לעדכון שם של טופס קיים, היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הגדרות הטופס:

 

 

 

בהגדרות הטופס עדכנו את שדה שם הטופס ולחצו על עדכן:

 

 

 

 

במידה וטופס עודכן - אין צורך בבנייתו מחדש אלא רק לעדכן אותו במערכת.

 

לעדכון הטופס במערכת:

• עדכנו את המסמך המקורי בגרסת ה WORD
• שמרו אותו כ PDF
• היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הגדרות הטופס

 

 

 

 

במסך ההגדרות העלו את ה PDF המעודכן ולחצו בתחתית הדף על עדכון:

 

 

 

לאחר לחיצה על עדכון והעלאת ה PDF המעודכן, תועברו למסך הוספת / עדכון שדות.

שימו לב, במידה ומסמך הטופס עודכן ייתכן ששדות הטופס קצת זזו ממקום.

עברו על כל הטופס וודאו שכל השדות במקומם ולחצו על שמירה.

 

 

 

 

שכפול טופס יבצע העתקה מלאה של הטופס כולל השדות וכל הגדרות הטופס.

 

היכנסו למסך תבניות טפסים ולחצו על אייקון שכפול טופס:

 

 

 

במידה ויש לכם כמה קבצי PDF שונים ואתם רוצים לחבר אותם לטופס אחד ולשלוח אותו כלינק אחד ללקוחות או לעובדים שלכם למילוי וחתימה.

עליכם לחבר את הטפסים שיהיו טופס אחד ואז לעלות אותם למערכת iForms.

 

את החיבור אפשר לעשות עם כלים חינמיים של Combine PDf

• https://combinepdf.com
• https://www.ilovepdf.com/merge_pdf

 

 

לדוגמה יש לכם 2 טפסים נפרדים:

 

 

 

אתם צריכים לחבר אותם למסמך אחד, כשהם מופיעים אחד מעל השני:

 

 

 

 

 

 

לצפייה והורדת קובץ ה PDF שהעליתם, הקובץ המקורי, הנקי ובלי השדות.

היכנסו לתבניות טפסים ואז לחצו אייקון הגדרות הטופס:

 

 

 

בהגדרות הטופס לחצו על "לצפייה בטופס"

 

 

 

 

עכשיו אתם יכולים לראות או להוריד את ה PDF:

 

 

 

 

ניתן לחסום כניסה לטופס עם סיסמה ורק בהזנת הסיסמה המשתמש יוכל להיכנס, למלא ולחתום על הטופס.

 

היכנסו לתבניות הטופס ואז לחצו על אייקון הגדרות הטופס:

 

 

בהגדרת הטופס היכנסו לטאב הגדרות נוספות, הקלידו את הסיסמה ולחצו על עדכון:

 

 

 

 

עכשיו בכניסה לטופס המשתמש יתבקש להזין את הסיסמה שבחרתם:

 

 

 

שלב שני למילוי וחתימה נועד לתת מענה למקרים שהלקוח/העובד מילא וחתם על הטופס,

ועכשיו אתם רוצים להוסיף שדות וחתימות לאחר שהטופס מולא.

לדוגמה מנהל שצריך לחתום לאישור של הטופס, מנהלי משרד שצריכים להוסיף הערות על הטופס וכו'.

 

הגדרות הטופס

היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הגדרות הטופס:

 

 

 

 

בהגדרות הטופס לחצו על טאב הגדרות נוספות וסמנו טופס עם 2 שלבים:

(אופציה זו לא מופעלת כבברירת מחדל של המערכת. על מנת להפעיל אותה פנו לתמיכה הטכנית שלנו) 

 

 

 

 

עכשיו חסרב ולתבניו תהטפסים ולחצו על אייקון הוספת / עריכת שדות:

 

 

 

 

במסך עדכון השדות, עמדו על השדות שאתם רוצים שיהיו עבור השלב השני וסמנו בפאנל המאפיינים שלב הטופס = שלב שני:

 

 

 

מילוי השדות בשלב השני 

לאחר שהלקוח/העובד מילא וחתם על הטופס ואתם רוצים להיכנס לטופס ולמלא ולחתו על שדות השלב השני,

היכנסו להיסטוריית הטפסים, ולחצו על אייקון העריכה:

 

 

 

 

רק השדות שהוגדרו שלב שני ניתנים למילוי וחתימה.

לאחר המילוי והחתימה הטופס נשלח למנהל המערכת וננעל. 

 

 

 

 

 

 

לשחזור סיסמה היכנסו לדף הכניסה לךמערכת ולחצו על כפתור שכחתי סיסמה.

הזינו את המייל שלכם ותישלח אליכם סיסמה חדשה:

 

להטמעת טופס באנגלית, הכולל גם את ממשק המשתמש באנגלית, שדות משמאל לימין והודעות מערכת באנגלית.

 

להגדרת טופס באנגלית היכנסו להגדרת הטופס ובטאב הגדרות נוספות סמנו: טופס באנגלית:

 

 

 

 

לחצו כאן לתצוגה של טופס באנגלית

 

 

 

 

 

 

 

לעדכון הטקסט המגיע במייל עם הבקשה למילוי וחתימה על טופס,

לחצו על תבניות טפסים ואז בפעולות לחצו על אייקון הגדרות הטופס:

 

 

 

בדף הגדרות הטופס לחצו על טאב:

 

 

 

גללו למטה עד שדה תוכן האימייל שנשלח בעת בקשה למילוי טופס:

 

 

 

 

 

להוספת שדות של העלאת מסמכים כנספחים,

לחצו על עריכת תבניות טפסים ואז על הוספת/עדכון שדות:

 

 

 

בדף עריכת השדות גררו בפאנל מימין שדה מסוג קובץ מצורף.

ניתן לגרור מספר שדות של קבצים לטופס. ניתן להוסיף הסבר למשתמש ולקבוע האם זהו מסמך חובה לצרף. 

 

 

 

 

הרכיב בטופס יראה כך:

 

 

 

 

להגדרת שדה חובה למילוי במילוי ושליחת הטופס,

היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עדכון שדות הטופס:

 

 

 

במסך עריכת השדות, עמדו על השדה ובפאנל מאפייני השדה משמאל סמנו שדה חובה:

 

 

 

להוספת שדה מסוג תאריך, כשערך ברירת מחדל שלו הוא היום,

היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עדכון שדות טפסים:

 

 

 

במסך עדכון השדות, גררו שדה מסוג תאריך והגדירו במאפייני השדה: הצגת תאריך נוכחי

 

 

 

אם בטופס קיימים מספר שדות של חתימה ואתם רוצים שממלא הטופס יחתום פעם אחת וחתימתו תשוכפל לכל השדות הנוספים.

 

כמו בדוגמה זו:

(ואם באותו הטופס יש עוד חתימות ולא רוצים שהמשתמש יצטרך לחתום על כולם אלא רק על החתימה הראשונה והיא תשוכפל לכל שדות החתימה הארחים)

 

 

 

 

הכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עדכון שדות הטופס:

 

 

 

עמדו על שדה החתימה הראשון שבטופס שאותו אתם רוצים שישוכפל, והקלידו בשדה מזהה את הערך: sign.

 

 

 

 

 

עברו למופע הבא של שדה החתימה שאתם רוצים לשכפל בשדה שם המזהה את הערך: sign1:

 

 

 

 

עברו למופע הבא של שדה החתימה שאתם רוצים לשכפל בשדה שם המזהה את הערך: sign2.

וכך בשדה הבא: sign3 - עד sign10:

 

 

 

 

עכשיו החתימה תועתק אוטומטית לכל המופעים:

 

 

 

 

כפתור רדיו הוא לבחירה בערך אחד מתוך אפשרויות.

לדוגמה:  כן/לא, זכר/נקבה או בחירה של אפשרויות רבות כמו: מצב משפחתי: רווק/גרוש/אלמן/פרוד.

 

להגדרת שדה רדיו הכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עריכת שדות הטופס:

 

 

 

במסך עריכת שדות הטופס:

• גררו שדה מסוג כפתור רדיו לגוף הטופס
• תנו שם ל- שם קבצת השדות בפאנל העריכה משמאל
• הוסיפו את כל האפשרויות בלחיצה על כפתור ה + הירוק
• הגדירו האם השדה הוא חובה לבחירה

 

 

 

ניתן להעלות תמונות מהמחשב או לצלם במצלמת הטלפון ולעלות אותה לטופס כשהתמונות יומעו בתוך גוף הטופס.

 

להגדרת שדה תמונה הכנסו לתבניות טפסים ולחצו אייקון הוספת/עריכת טפסים:

 

 

 

במסך עריכת השדות גררו שדה מסוג תמונה לטופס:

 

 

בהזנת הטופס המשתמש יוכל בלחיצה על השדה לעלות תמונה או לצלם ממכשיר הטלפון:

 

 

 

התמונות שהועלו יוטמעו בטופס:

 

 

ניתן להוסיף לכל טופס שדה של מספר סידורי רץ שיופיע בטפסים החתומים אוטומטית:

 

 

 

להגדרת המספר הסידורי הרץ:

• היכנסו לתבניות טפסים
• לחצו על אייקון הגדרות הטופס

 

 

 

 

בהגדרות הטופס:

• לחצו על טאב הגדרות נוספות,
• הזינו את המספר ממנו אתם רוצים שהמספר הסידורי הרץ יתחיל
• לחצו על עדכן

 

 

 

 

חזרו למסך תבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עדכון שדות:

 

 

 

במסך הוספת / עדכון שדות:

• גררו לטופס שדה טקסט למיקום הרצוי
• בפאנל המאפיינים משמאל הזינו בשם מזהה: Auto_number
• לחצו על שמירה

 

 

מעכשיו בכל הטפסים שימולאו ויחתמו המספר הסידורי יופיע.

 

 

לכל טופס ניתן להוסיף מספר לא מוגבל של שדות דרופדאון של אפשרויות לבחירה.

 

ראו לדוגמה אפשרויות של מצב אישי:

 

 

להוספת השדה היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עריכת שדות:

 

 

 

 

במסך הוספת/עדכון שדות הטופס:

• גררו לטופס שדה מסוג תיבה נפתחת
• בפאנל הניהול משמאל הזינו שם לשדה
• קבעו האם השדה הוא חובה
• הוסיפו את כל האפשרויות בלחיצה על כפתור הפלוס הירוק

 

 

 

ניהול רשימות עזר כמו רשימות מוצרים / שירותים / פתרונות/ צבעים / ערים / מחלקות וכו'.

כשרוצים שערכי הרשימות יהיו בתוך שדות מסוג דרופדאון לבחירת אפשרות. 

 

רשימות עזר מקלות במיוחד כשיש שדה דרופדאון שרוצים להשתמש בו במספר רב של טפסים,

או במספר רב של מקומות באותו טופס ואז מנהלים את כל ערכי הרשימה במקום מרכזי אחד.

 

יצירת רשימת עזר חדשה

• היכנסו למסך רשימות עזר
• לחצו על רשימת עזר חדשה

 

 

 

נותנים שם לרשימה, שם מזהה באנגלית ולוחצים הוסף:

 

 

 

מזינים לרשימה ערכים ללא מגבלה בהזנת ערכים ולחיצה על הוספה:

 

 

 

חיבור של הרשימה לשדה דרופדאון של אפשרויות בטופס

הכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עריכת שדות:

 

 

 

 

 

בטופס עצמו גררו לטופס שדה מסוג תיבה נפתחת והזינו בשם מזהה את הערך שנתתם לרשימת העזר באנגלית:

אם באותו הטופס יש יותר של מופע אחד לשדה אז למופע הראשון תכתבו בשדה מזהה Deppartments,

למופע השני של השדה בטופס תזינו Departments1, למופע השלישי Department2, וכן הלאה.

 

 

 

 

 

ואז השדה מכיל את כל הערכים שהוזנו ברשימה:

 

 

 

 

 

 

 

לשינוי צבע שדות הטופס היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הגדרות הטופס:

 

 

 

בהגדרות הטופס בחרו טאב הגדרות נוספות, בחרו את צבע רקע לשדות ולחצו למטה על עדכן:

 

 

 

 

ניתן להעלות לטפסים חותמת חברה.

 

היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עדכון שדות:

 

 

 

במסך עדכון השדות גררו שדה של תמונה:

 

 

 

המשתמש יעלה את החותמת כקובץ של תמונה מהמחשב שלו,

או בטלפון הוא יוכל גם לצלם את החותמת והעלות אותה לטופס:

 

 

 

 

לשימוש בשדות בחירת בנקים וסניפים המסונכרנים מבנק ישראל ולשימוש בטפסים, לדוגמה כמו בטופס זה:

לחצו לראות דמו

 

 

 

להגדרת הטופס:

• היכנסו לתבניות טפסים
• לחצו על אייקון הוספת/עדכון שדות

 

 

 

במסך עדכון השדות:

• גררו שדה מסוג תיבה נפתחת עבור רשימת הבנקים ושדה נוסף עבור הסניפים
• בפאנל משמאל של מאפייני השדות הזינו עבור שדה רשימת הבנקים את הערך: banks_in_israel
• עבור שדה הסניפים הזינו: bank_branches_list

 

שדה בנקים:

 

 

 

 

שדה סניפים:

 

 

ניתן להטמיע בטפסי iForms שדות של ערים ורחובות ישראל, המסונכרנים מול רשות האוכלוסין.

 

לצפייה בדמו

 

 

 

להגדרה לחצו על תבניות טפסים ואז על אייקון הוספת/עריכת שדות:

 

 

 

במסך עדכון השדות:

• גררו שדה מסוג תיבה נפתחת עבור שדה העיר
• הזינו בשדה המזהה בפאנל מאפייני השדה: city_name

 

 

 

 

גררו שדה מסוג תיבה נפתחת עבור שדה הרחוב והזינו בשדה המזהה בפאנל מאפייני השדה: street_name:

 

 

 

 

ניתן להזין בטפסים טקסט קבוע שיוצג, עם אפשרת של עריכה לממלא הטופס או להגדיר את הטקסט לקריאה בלבד.

 

לדוגמה שדות של פרטי המעביד בטופס 101:

 

 

 

 

להגדרה היכנסו לתבניות הטפסים ולחצו על אייקון הוספת / עריכת שדות:

 

 

 

 

בדף עריכת השדות, מזינים בפאנל מאפייני השדה את ערך ברירת מחדל ומסמנים האם השדה לקריאה בלבד או ניתן יהיה לעריכה:

 

 

 

 

 

ניתן להציג הסברים למשתמש במעבר עכבר מעל השדות, כמו בדוגמה זו מעל שדה תקרת סכום חיוב:

 

 

להוספת ההסברים הכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עדכון שדות הטופס:

 

 

 

במסך עדכון שדות טפסים,

סמנו את השדה ובפאנל עריכת המאפיינים הזינו טקסט בשדה הסבר:

 

 

 

 

במידה ויש בטופס כמה פעמים שדות כמו שם פרטי / שם משפחה /  ת.ז /  כתובת וכו',

ורוצים להזין אותם פעם אחת ושיועתקו הערכים לשדות אוטומטית.

 

כמו בדוגמה כאן, שהמשתמש יצטרך רק פעם אחת לכתוב את שמו ושהערך יועבר לכל המקומות שיש את שדה השם:

 

 

 

יש לבצע את הצעדים הבאים:

היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עדכון שדות הטופס:

 

 

 

סמסך עריכת השדות, עומדים על השדה ובשדה שם מזהה מזינים, לדוגמה, במקרה של שם פרטי: fname

 

 

 

במופע הבא של השדה מזינים בשם המזהה: fname1

וכך עד 10 מופעים של אותו השדה fname1, fname2, fname3 עד fname10:

 

 

 

שדות מערכת האפשריים להעתקה:

• שם משפחה: lname
• שם פרטי: fname
• שם מלא: full_name
• ת.ז: id_num
• טלפון: phone
• טלפון נייד: mobile
• מייל: email
• רחוב: address
• מספר רחוב: street_num
• עיר: city

שדות מותאמים נוספים למקרה והשדות אינם ברשימת שדות המערכת:

• textA
• textB
• textC
• textD
• textE
• textF
• textG
• textH
• textI

שימוש בשדות זהה לשדות המערכת.

לדוגמה textA1 / textA2 / textA3 עד 10 מופעים.

 

לדוגמה שימוש בשדה textA עבור שדה תפקיד:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

לחצו על תבניות טפסים ואז על אייקון הוספת/עדכון שדות:

 

 

 

סמנו את השדה הרצוי ובתפריט משמאל הזינו את מספר התווים המקסימלי לשדה זה:

 

 

 

 

להגדלת גודל השדות היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עדכון שדות הטופס:

 

 

 

ניתן להגדיל את רוחב וגובה השדה בעמידה על פינת השדה וגרירה שלו למעלה או למטה:

 

 

 

ניתן להגדיר מיקום מדוייק של שדות, בעיקר כשרוצים שהשדות יוצגו בטופס בצורה סימטרית אחד מתחת לשני.

 

לביצוע הגדרת המיקום הכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עריכת שדות: 

 

 

 

 

במסך עריכת שדות הטופס ניתן להגדיר את קורדינטות של מיקום השדות בטופס וכך לשמור על דיוק ויישור של השדות:

במקרה הבא אם יוגדרו לכל השדות קורדינטות X = 602 ורוחב (W) = 90 - הם יוצגו בדיוק באותו גודל ובאותו המיקום אחד מתחת לשני.

 

 

 

להגדרת שדה של טקסט שניתן יהיה להזין בו רק טקסט בעברית,

היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עדכון שדות:

 

 

 

 

במסך עריכת השדות:

• גררו שדה טקסט
• במאפייני השדה הגדירו עברית בלבד
• מומלץ לכתוב הסבר למשתמש שיוצג במעבר עכבר מעל השדה

 

 

להגדרת שדה של טקסט שניתן יהיה להזין בו רק טקסט באנגלית,

היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הוספת/עדכון שדות:

 

 

 

במסך עריכת השדות:

• גררו שדה טקסט
• במאפייני השדה הגדירו עברית בלבד
• מומלץ לכתוב הסבר למשתמש שיוצג במעבר עכבר מעל השדה

 

 

 

 

הכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון כתובת הטופס: 

 

העתיקו את הלינק של הטופס ותוכלו לשלוח אותו במייל, ווטסאם, SMS או להציג את הלינק באתר האינטרנט שלכם:

 

 

 

הלינק שהעתקתם יראה כך: https://forms.iforms.co.il/Show_form/rn0gtw83 

תוכלו לשלוח את הלינק במייל / ווטסאפ / SMS / לפרסם את הלינק באתר האינטרנט שלכם או ברשתות חברתיות.

 

כך יראה הטופס בהקלדת הלינק:

 

 

 

לייצוא המידע לאקסל:

• היכנסו להיסטוריית הטפסים
• בחרו את הטופס אותו אתם רוצים
• לחצו ייצוא לאקסל 

 

 

 

המייל אליו נשלחים הטפסים המלאים והחתומים נקבע ביצירת הטופס, במסך ההגדרות.

בכל שלב ניתן לשנות את המייל ולהוסיף עד שלושה מיילים שונים אליהם ישלחו כל הטפסים המלאים והחתומים.

 

לעדכון המיילים היכנסו לעריכת תבניות טפסים, לחצו על כותרת הטופס אותו את םרוצים לשנות:

 

 

בהגדרות הטופס הזינו את המיילים (עד 3 מיילים):

 

 

כברירת מחדל בסיום כל מילוי טופס מוצג חלון עם אפשרות לממלא הטופס להזין מייל ולקבל העתק:

 

 

 

לביטול אפשרות זו של שליחת העתק לממלא הטופס, 

היכנסו לתבניות טפסים ולחצו על אייקון הגדרות הטופס:

 

 

 

 

בהגדרות הטופס סמנו V לממלא הטופס לא ישלח מייל:

 

 

 

מעל כל טופס ניתן לכתוב הערות למשתמש, עם אפשרות לקישורים, תמונות וגם שילוב של וידאו ותמונות.

ההערה תוצג גם במחשב וגם בטלפונים:

 

 

 

להוספת ההערה לחצו על תבניות טפסים ואז על אייקון הגדרות הטופס:
 

 

 

במסך הגדרת הטופס הכנסו לטאב הפניות, מסך סיום והודעות.

ניתן להקליד טקסט מעוצב, תמונות, לינקים, סרטונים או כל רכיב מידע שרוצים שיוצג למשתמש מעל הטופס:

 

 

 

 

 

לעדכון הנוסח הנשלח לממלא הטופס, לחצו על תבניות טפסים ואז על אייקון הגדרות הטופס:

 

 

 

בדף הגדרות הטופס הכנסו לטאב הפניות, מסך סיום והודעות:

 

 

 

 

גללו למטה עד לשדה תוכן האימייל שנשלח לאחר מילוי הטופס:

 

 

 

 

 

לעריכת מסך התודה העולה עם סיום מילוי הטפסים,

הכנסו לתבניות טפסים ואז לחצו על אייקון הגדרות הטופס:

 

 

 

בהגדרות הטופס לחצו על טאב הפניות, מסך סיום והודעות:

 

 

 

 

גללו למטה עד לשדה טקסט דף תודה:

 

 

 

 

 

ניתן להעביר את המשתמש לכתובת URL שונה עם סיום מילוי הטופס.

 

לחצו על תבניות טפסים ואז על אייקון הגדרות הטופס:

 

 

 

בהגדרות הטופס - טאב הפניות, מסך סיום והודעות

 

 

 

 

גללו למטה עד לשדה העברה לכתובת בסיום מילוי הטופס,

הזינו את הכתובת אליה אתם רוצים להעביר את המשתמש עם סיום מילוי הטופס ולחצו על עדכון בתחתית העמוד: