שאלות ותשובות

לעדכון של טופס קיים יש צורך לעדכן את הטופס בגרסה המקורית שלו, במסמך ה WORD.

לאחר העדכון ב WORD לשמור את המסמך כמסמך PDF.

ואז במערכת הניהול להיכנס לעריכת תבניות טפסים, ללחוץ על כותרת הטופס ולהגיע להגדרות הטופס:

במסך ההגדרות העלו את ה PDF המעודכן ולחצו בתחתית הדף על עדכון:

שימו לב, אם מבנה הטופס השתנה, עכשיו אתם צריכים לסדר מחדש את שדות הטופס.

היכנסו במסך עריכת תבניות טפסים, להוספת/עריכת שדות, וסדרו וודאו ששדות הטופס במקום הנכון:

גררו את השדות ולחצו שמירה:

לצפייה בכל הטפסים שמולאו ונחתמו היכנסו לממשק הניהול ולחצו על היסטוריית הטפסים:

לייצוא המידע לאקסל היכנסו להיסטורית טפסים, סננו את הטופס אותו אתם רוצים, לחצו על סנן, 

ואז יופיע כפתור יצוא לאקסל של כל נתוני הטופס:

על מנת לבחור את שמות עמודת האקסל יש צורך לתת שמות לשדות הטופס:

לחצו על עריכת תבניות טפסים ואז על כותרת כותרת הטופס:
 

הקלידו את ההערה באזור הטקסט.

ניתן להקליד טקסט מעוצב, תמונות, לינקים, סרטונים או כל רכיב מידע שרוצים שיוצג למשתמש מעל הטופס:

היכנסו לעריכת תבניות טפסים, העתיקו את הלינקים של הטפסים:

את הלינקים ניתן לשלוח בווטסאפ, SMS או במייל:

על מנת לראות בהיסטוריית הטפסים ערכים מהטופס כמו שם הממלא, תעודת זהות או כל שדה אחר,

וגם שישלחו בנושא המייל, לאיתור מהיר ולחיפוש:

היכנסו לעריכת תבניות טפסים -> הוספת עריכת שדות:

במסך הגדרת השדות עמדו על השדות אותם אתם רוצים לראות ובפאנל משמאל סמנו: מופיע בנושא המייל ובהיסטוריית הטפסים:

לחצו על עריכת תבניות טפסים ואז על הוספת / עדכון שדות:

סמנו את השדה הרצוי ובתפריט משמאל הזינו את מספר התווים המקסימלי לשדה זה:

לשינוי צבע שדות הטופס היכנסו לעריכת תבניות טפסים והיכנסו להגדרות הטופס בלחיצה על כותרת הטופס:

בהגדרות הטופס בחרו בצבע השדה ולחצו על שמירה בתחתית טופס ההגדרות:

המייל אליו נשלחים הטפסים המלאים והחתומים נקבע ביצירת הטופס, במסך ההגדרות.

בכל שלב ניתן לשנות את המייל ולהוסיף עד שלושה מיילים שונים אליהם ישלחו כל הטפסים המלאים והחתומים.

לעדכון המיילים היכנסו לעריכת תבניות טפסים, לחצו על כותרת הטופס אותו את םרוצים לשנות:

בהגדרות הטופס הזינו את המיילים:

לביטול האפשרות לשלוח לממלא הטופס העתק של הטופס המלא,

היכנסו לעריכת תבניות מסמכים, לחצו על כותרת הטופס אותו אתם רוצים לשנות:

בהגדרות הטופס סמנו V לממלא הטופס לא ישלח מייל:

להוספת שדות של העלאת מסמכים כנספחים,

לחצו על עריכת תבניות טפסים ואז על הוספת/עדכון שדות:

בדף עריכת השדות גררו בפאנל מימין שדה מסוג קובץ מצורף. ניתן לגרור מספר שדות של קבצים לטופס.

ניתן להוסיף הסבר למשתמש ולקבוע האם זהו מסמך חובה לצרף. 

לגדרת שדה מסוכ כפתור רדיו, לבחירה של אפשרות אחת מכמה, לדוגמה כמו כן/לא או זכר/נקבה, 

לחצו על עריכת תבניות טפסים ואז על הוספת /עדכון שדות:

במסך עריכת שדות הטופס גררו שדה מסוג כפתור רדיו והזינו את האפשרויות בפאנל העריכה משמאלה,

ניתן להוסיף אפשרויות נוספות בלחיצה על כפתור ה + הירוק משמאל וניתן לקבוע האם השדה חובה לבחירה.

המשתמש יתבקש לבחור רק אחת מהאפשרויות:

לכל טופס ניתן להוסיף מספר לא מוגבל של שדות דרופדאון של אפשרויות לבחירה.

להוספת השדה היכנסו לעריכת תבניות טפסים -> הוספת  /עדכון שדות:

במסך הגדרת שדות הטופס גררו לטופס שדה מסוג תיבה נפתחת ובפאנל הניהול משמאל הוסיפו את אפשרויות הבחירה של השדה:

ניהול רשימות של ערכים לשדות מסוג דרופדאון של אפשרויות.

רשימות לדוגמה כמו מוצרים / שירותים / פתרונות/ צבעים / ערים וכו'.

רשימות עזר מקלות במיוחד אם יש סוג של שדה שרוצים להשתמש בו במספר רב של טפסים,

או במספר רב של מקומות באותו טופס ואז מנהלים את כל העראכים במקום מרכזי אחד.

להטמעה של הרשימות, יוצרים רשימה חדשה:

מזינים לרשימה ערכים ללא מגבלה:

בטופס עצמו מזינים את שם הרשימה באנגלית בשדה שם המזהה שבפאנל הגדרות השדה:

ואז השדה מכיל את כל הערכים שהוזנו ברשימה:

לשינוי גודל שדות הטופס היכנסו לעריכת תבניות טפסים ואז להוספת/עריכת שדות: 

במסך עריכת שדות הטופס ניתן להגדיר את קורדינטות של מיקום השדגות בטופס וכך לשמור על דיוק ויישור של השדות:

לשילוב של חותמת חברה בטופס מקוון יש להיכנס לעריכת תבניות טפסים ואז להוספת/עדכון שדות:

במסך עדכון השדות נגרור שדה של חתימה. את גודל השדה נגדיר גדול יותר מחתימה רגילה, שיהיה מקום לחותמת בטופס:

המשתמש יעלה את החותמת כקובץ של תמונה מהמחשב שלו,

או בטלפון הוא יוכל גם לצלם את החותמת והעלות אותה לטופס:

העלאת קובץ החתימה:

לעדכון הנוסח הנשלח לממלא הטופס, לחצו על עריכת תבניות מסמכים ואז על כותרת הטופס:

בדף הגדרות הטופס ערכו את ההודעה בשדה "תוכן המייל שנשלח לאחר מילוי הטופס":

במידה ויש לכם כמה קבצי PDF שונים ואתם רוצים לחבר אותם לטופס אחד ולשלוח אותו כלינק אחד ללקוחות או לעובדים שלכם למילוי וחתימה.

עליכם לחבר את הטפסים שיהיו טופס אחד ואז לעלות אותם למערכת iForms.

את החיבור אפשר לעשות עם כלים חינמיים של Combine PDf.

כלים חינמיים שניתן לבצע איתם את החיבור:

https://combinepdf.com

https://www.ilovepdf.com/merge_pdf

לדוגמה יש לכם 2 טפסים נפרדים:

אתם צריכים לחבר אותם למסמך אחד, כשהם מופיעים אחד מעל השני:

לצפייה והורדת קובץ ה PDF שהעליתם, הקובץ המקורי, הנקי ובלי השדות.

היכנסו לעריכת תבניות טפסים ואז לחצו על כותרת הטופס:

בהגדרות הטופס לחצו על "לצפייה בטופס"

עכשיו אתם יכולים לראות או להוריד את ה PDF:

שכפול טופס יבצע העתקה מלאה של הטופס כולל השדות וכל הגדרות הטופס.

לחצו על עריכת תבניות טפסים ואז על שכפל טופס:

על מנת להוסיף לטופס שדה מסוג תאריך, כשערך ברירת מחדל שלו הוא היום,

היכנסו לתבניות טפסים, בחרו הוספת/עדכון שדות, גררו שדה מסוג תאריך לטופס,

ובפאנל העריכה משמאל הגדירו: הצגת תאריך נוכחי