שליחת טופס לריבוי של חותמים ומאשרים במקביל

 

חתימה ואישור מקבילי על טופס הוא תהליך שבו טופס נשלח לכמה גורמים שונים, והם יכולים לחתום ולאשר אותו במקביל, כלומר, בו-זמנית, ללא תלות בסדר החתימות. הגורמים יכולים להיות מנהלים בחברה או אנשי קשר חיצוניים.

 

איך זה עובד?

בניגוד לתהליך חתימה טורי (סדרתי), שבו כל חותם צריך להמתין לחותם שקדם לו כדי לקבל את הטופס ולחתום עליו, בתהליך מקבילי כל החותמים מקבלים את המסמך באותו זמן ויכולים לחתום עליו מתי שנוח להם. רק לאחר שכל החותמים הנדרשים השלימו את חלקם, תהליך האישור נחשב למושלם.

 

היתרונות של חתימה ואישור מקבילי

חיסכון בזמן: התהליך מזרז באופן משמעותי את קבלת האישורים הנדרשים, במיוחד כשמעורבים בו מספר רב של גורמים.

יעילות: אין צורך לעקוב אחרי כל חותם בנפרד או להמתין לסיום תהליך איטי, מה שמייעל את זרימת העבודה.

גמישות: כל חותם יכול לבצע את הפעולה בזמן שמתאים לו, מבלי להשפיע על חותמים אחרים.

 

דוגמאות לשימוש

אישור חוזה: כשצריך שכל המנהלים הבכירים בארגון יחתמו על חוזה חדש, ניתן לשלוח להם את המסמך במקביל כדי שהתהליך יסתיים מהר יותר.

הזמנת רכש: כשעובד זקוק לאישור של מנהל המחלקה ושל מנהל הכספים כדי לבצע הזמנה, שניהם יכולים לקבל את הבקשה בו-זמנית.

תהליכי משאבי אנוש: אישור קבלת עובד חדש יכול להישלח במקביל למנהל המקצועי, למנהל משאבי אנוש ולמנהל הכספים.

טופס אישור הצעת מחיר: כשצריך להיות מאושר על ידי מנהל מכירות, מנהל כספים ומנהל תפעול. שלושתם מקבלים את הטופס באותו רגע ויכולים לאשר אותו בכל סדר שהוא.

 

האפשרות לחתימה מקבילית היא חלק חשוב ממערכות חתימה דיגיטליות מתקדמות, והיא נועדה לייעל תהליכים בירוקרטיים מרובי חותמים.

 

 

איך מגדירים טופס דיגיטלי של חתימה ואישר מקבילי במערכת iForms

 

בהגדרות שלבי הטופס בוחרים כמה מנהלים בארגון במקביל,

ומגדירים מי הם המנהלים שצריכים למלא ולחתום על הטופס:

 

 

 

 

או לבחור כמה אנשי קשר חיצוניים במקביל

 

 

 

לאחר שהגדרנו את שלבי הטופס, ניכנס לעדכון שדות הטופס ולכל שדה נקבע מי הגורם שצריך למלא.

לדוגמה כאן נגדיר את שדות אלו למנהל עידן כהן:

 

 

 

ולדוגמה כן נגדיר את השדות האלו למנהל שמואל שטרסמן:

 

 

 

 

אחרי שהגדרנו את כל שדות הטופס ולכל שדה שייכנו גורם מטפל הטופס ישלח במקביל לכל הגורמים וכל אחד ימלא ויחתום על הטופס במקביל.

 

לכל שאלה בנושא או לתיאום הדרכה צרו איתנו קשר